La gestión eficiente de las multas de tráfico es crucial para las flotas empresariales, pero muchas organizaciones cometen errores que generan costes innecesarios y problemas legales. A continuación, se detallan los errores más comunes y cómo evitarlos.
Diversidad de plataformas de notificación
Aunque la DEV es una plataforma importante para recibir notificaciones de multas desde noviembre de 2022, no es la única fuente de información. Las empresas deben ser conscientes de que existen otras plataformas y administraciones que también emiten notificaciones de infracciones de tráfico.
Muchas comunidades autónomas y ayuntamientos tienen sus propias plataformas electrónicas para la notificación de multas. Estas pueden incluir:
Tampoco debemos de olvidar que algunas administraciones aún utilizan métodos tradicionales de notificación, como el correo certificado. Es importante mantener actualizadas las direcciones postales de la empresa y establecer un sistema eficiente para la recepción y gestión de este tipo de comunicaciones.
Las empresas deben implementar un sistema que permita monitorear regularmente todas estas plataformas y fuentes de notificación.
Ignorar alguna de estas fuentes de notificación puede suponer:
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Pérdida de plazos para recurrir las sanciones.
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Pérdida del 50% de descuento por pronto pago.
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Acumulación de recargos por pagos tardíos.
Identificación incorrecta del conductor
Las empresas con flotas de vehículos deben de mantener una base de datos precisa y actualizada de sus conductores. La falta de un sistema robusto de asignación de vehículos y seguimiento de conductores puede llevar a una identificación incorrecta del infractor, lo que conlleva graves consecuencias para la empresa.
La identificación errónea o la falta de identificación del conductor infractor conlleva para la empresa una sanción que triplica el importe de la multa original. Esta penalización significativa supone un perjuicio económico considerable, aumentando innecesariamente los costes operativos.
Para evitar estos problemas, es fundamental implementar:
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Un sistema preciso de asignación de vehículos
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Un seguimiento detallado y en tiempo real de los conductores
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Procesos de actualización regular de la base de datos de conductores
Invertir en un sistema eficiente no solo evita sanciones costosas, sino que también mejora la gestión global de la flota, permitiendo una respuesta rápida y precisa ante cualquier infracción de tráfico.
Gestión documental deficiente
No mantener un registro adecuado de los documentos relacionados con las multas puede llevar a la pérdida de evidencia para posibles recursos, dificultad para realizar un seguimiento histórico y problemas en auditorías internas o externas. Es crucial implementar un sistema de gestión documental eficiente y completo.
Errores en la gestión y pago de multas
Coordinar los pagos de multas manualmente es propenso a errores y consume mucho tiempo, lo que puede resultar en pagos duplicados o perdidos, retrasos que generan recargos y uso ineficiente de recursos humanos. La automatización de estos procesos puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir errores.
Priorización del descuento sobre el recurso
Muchas empresas optan por pagar rápidamente para aprovechar la reducción del 50%, sin considerar si tienen opciones reales de éxito al recurrir. Esto puede llevar al pago de multas injustas o erróneas, pérdida de oportunidades para establecer precedentes legales favorables y aumento innecesario de los costes operativos. Es importante evaluar cada caso individualmente antes de decidir entre el pago con descuento o la presentación de un recurso.
Desactualización normativa
No mantenerse al día con las leyes de tráfico vigentes puede resultar en incumplimientos involuntarios, sanciones mayores y pérdida de oportunidades para adaptar políticas internas. Es esencial mantener un programa de actualización normativa continua.
La gestión eficaz de multas de tráfico en flotas empresariales es un desafío complejo que requiere un enfoque integral y especializado. La contratación de empresas externas para la realización de estos trabajos puede, a la larga, reducir significativamente los costes y los riesgos asociados. Al externalizar este proceso, las empresas pueden beneficiarse de la experiencia y los recursos especializados de profesionales en la materia, permitiéndoles centrarse en su actividad principal.
En CEA, nos encargamos de todo el proceso de gestión de multas, ofreciendo un servicio completo que incluye:
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Descarga regular de notificaciones de la DEV.
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Identificación precisa de conductores.
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Evaluación y presentación de recursos cuando sea procedente.
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Gestión de pagos de multas.
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Mantenimiento de una gestión documental exhaustiva de cada expediente.
Nuestro enfoque integral no solo asegura un manejo eficiente de las multas, sino que también proporciona valiosos insights para mejorar las prácticas de conducción y reducir las infracciones futuras. Al confiar en CEA, las empresas pueden minimizar los errores comunes en la gestión de multas, optimizar sus recursos y reducir los costes asociados a largo plazo.
Contacte con CEA para obtener más información sobre cómo podemos ayudarle a optimizar la gestión de multas de tráfico en su flota empresarial, reduciendo costes, minimizando riesgos y mejorando la eficiencia operativa.
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Maribel Muñoz Villas – Directora Desarrollo de Negocio
