Gestionar una flota de vehículos puede ser un desafío complejo para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Desde la adquisición de los coches hasta la gestión de multas y asuntos legales relacionados con el tráfico, cada aspecto requiere atención y planificación cuidadosa para garantizar un funcionamiento óptimo y rentable. En este artículo, exploraremos las diferentes áreas clave de la gestión de flotas y proporcionaremos consejos prácticos para optimizar todo el proceso.
¿Qué hacen los departamentos de gestión de flotas?
Los departamentos de gestión de flotas y sus gestores son responsables de una variedad de tareas clave:
- Formación para el conductor y cumplimiento normativo: Esto incluye la administración general, la revisión de permisos de conducir, el mantenimiento de registros de cumplimiento y la formación de conductores de acuerdo con las normativas locales, regionales o nacionales.
- Mantenimiento de la flota: Esto implica la implementación de políticas y procesos para mantener los vehículos de la empresa en condiciones seguras y fiables, protegiendo tanto a los conductores como el valor residual de los vehículos.
- Gestión de contratos y planificación fiscal: Los gestores de flotas negocian contratos de vehículos y equipos nuevos, planifican la sustitución y eliminación de vehículos fuera de servicio, y gestionan contratos de flota para piezas, servicio y combustible.
- Gestión del combustible: Es responsabilidad de los gestores de flotas administrar los tipos de combustible, como gasolina, gas natural y energía eléctrica, así como implementar procedimientos de reparación y cumplimiento normativo.
- Planificación y optimización de rutas: Esto implica ajustar rutas para aumentar la productividad de la flota, asignar vehículos, diseñar rutas personalizadas, evaluar paradas realizadas y no realizadas, y comparar tiempos de llegada planificados con tiempos reales.
¿Cómo podemos ayudarte?
1. Asesoramiento personalizado a los conductores
La atención personalizada a los trabajadores en todo lo relativo a la gestión de sus vehículos de renting es fundamental para garantizar una experiencia fluida y satisfactoria. Esto incluye proporcionar información detallada sobre el derecho al coche de empresa y sus condiciones, así como orientación sobre las empresas proveedoras de renting disponibles y los términos del contrato, compromisos como conductor y costes asociados. Además, se envían notificaciones previas para anticipar las gestiones que el conductor debe realizar, como mantenimientos, ITV y cambios de vehículos.
2. Gestión de vehículos de la flota: Coordinación eficiente desde la solicitud hasta la entrega
Desde la solicitud de cotización del vehículo hasta la coordinación de la entrega y la posible prórroga de contratos de renting, el proceso de gestión de vehículos de la flota se lleva a cabo de manera eficiente y transparente. Esto incluye revisar y validar contratos, coordinar la entrega y devolución de vehículos, y proporcionar información y coordinación si el conductor opta por comprar el vehículo antiguo.
3. Soporte a la facturación: Control y validación para una gestión financiera precisa
La gestión de la facturación es crucial para garantizar el control y la validación de los vehículos facturados, así como para supervisar la facturación de los vehículos pre entrega y la liquidación de los vehículos devueltos. Este proceso asegura una gestión financiera precisa y transparente de los costos asociados a la flota de vehículos.
4. Administración de la tarjeta de gasolina: Facilitando el proceso de reabastecimiento
Es importante de gestionar todas las operaciones relacionadas con las tarjetas de carburante, desde la solicitud de una nueva tarjeta hasta la anulación de la anterior, pasando por la regularización del crédito no consumido y la solicitud de duplicados en caso de extravío o deterioro. Además, se proporciona información detallada sobre el uso de la tarjeta y otros aspectos relacionados.
5. Tramitación integral de multas de tráfico: Resolviendo problemas rápidamente y minimizando riesgo
El equipo se encarga de gestionar de manera integral todas las multas de tráfico, desde la gestión de la DEV hasta el recurso de multas a nombre de los conductores. Esto incluye la identificación de conductores, el rastreo de sanciones y el asesoramiento sobre posibles opciones de recurso, tanto para el gestor de flotas como para los directivos o trabajadores involucrados.
6. Aplicación WEB "Control Fleet": Simplificando la gestión con una herramienta intuitiva
La aplicación web "Control Fleet" proporciona a la empresa una plataforma intuitiva para gestionar todos los trámites relacionados con la flota de vehículos. Desde la visualización de multas publicadas en el TEU hasta la obtención de informes detallados, esta herramienta simplifica la gestión y proporciona una visión completa de todas las actividades relacionadas con la flota.
La gestión eficiente de una flota de vehículos requiere una comprensión integral de los diversos aspectos involucrados desde la adquisición y mantenimiento de vehículos hasta la gestión de combustible y la planificación. CEA ofrece un servicio personalizado a las empresas para que puedan optimizar la gestión de su flota y maximizar su rendimiento y rentabilidad.
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Maribel Muñoz Villas - Directora Desarrollo de Negocio
